Цифровая трансформация: пять ключевых действий для лидеров закупок
Процесс закупок уже переходит в «цифру», очевидно, что и далее с ним будут происходить серьёзные изменения. Для руководителей и специалистов в этой сфере единственная возможность работать на нужном уровне – быть «на волне» или даже опережать её. Ниже приводим пять ключевых действий из исследования, посвящённого цифровой трансформации закупок.
1. Разработайте цифровую стратегию

Необходимо иметь стратегию цифровых закупок и «дорожную карту». В неё необязательно включать каждую «тропинку» и «развилку», но она обязана дать вам представление о направлении движения. Сделать стратегию нужно уже сейчас, чтобы не попадаться в ловушку бесконечного анализа и попыток создать «идеальную» стратегию, которой вряд ли можно будет следовать.

Компаниям редко удаётся перескочить с позиции отстающих сразу к цифровым лидерам, на этом пути много шагов. Начать путь к цифровой трансформации стоит с использования проверенных технологий, внедрить которые можно относительно быстро.

Обратите внимание на электронное выставление счетов, если вы ещё не используете его, рассмотрите возможности оптимизации взаимодействия с пользователями в процессе покупки и оплаты. Сегодня для этих целей доступны различные инструменты, такие как решения на основе искусственного интеллекта, чат-боты и цифровые помощники.
2. Данные – ключ ко всему

Любая цифровая трансформация начинается с оцифровки – перевода аналоговой информации в цифру. И эти данные могут разрушать все планы и программы цифровой трансформации.

Данные должны быть точны, надёжны, своевременны и последовательны. От этого будет зависеть, например, использование решений на основе искусственного интеллекта для поиска источников закупок и управления рисками, а также для других ключевых бизнес-процессов.

Один из рисков, связанных с ИИ, связан с тем, что мы не всегда понимаем, почему он предлагает нам те или иные решения. «Почему ИИ предпочёл поставщика X, а не Y?»; «Как ИИ решил, что мы должны принять запрос на повышение цены от этого поставщика?» – такие вопросы задаст глава компании. Легко представить разочарование от того, что ответы на них будут неясными. Возможно, в ближайшее время возникнут законодательные инициативы, из-за которых разработчикам придётся сделать свои системы на основе ИИ более «прозрачными».

Если же движок с ИИ работает с ненадёжными данными, он точно будет принимать неверные решения – даже если алгоритм будет идеально настроен. Такая система оценит несколько записей про конкретного поставщика, но, например, не увидит, что одна из его дочерних компаний уже ведёт с вами спор по поводу одного из контрактов. Поэтому первостепенное значение имеют качественные данные.

Специалисты по машинному обучению Amazon.com Inc обнаружили большую проблему: их новому рекрутинговому движку не понравились женщины. ... Экспериментальный инструмент найма с помощью искусственного интеллекта выставлял кандидатам баллы от одной до пяти звезд ... Но к 2015 году в компании поняли, что новая система не оценивает кандидатов на работу разработчиками программного обеспечения и других технических должностей в гендерно-нейтральной манере. Это произошло потому, что компьютерные модели Amazon были обучены оценивать кандидатов, используя закономерности в резюме, которые компания получала в течение последних десяти лет. Большая часть резюме поступила от мужчин, что отражает их преобладание в технологической индустрии. По сути, система Amazon научила себя тому, что кандидаты-мужчины предпочтительнее.

Reuters, октябрь 2018
3. Найдите или получите нужные навыки и компетенции

Лидерам в области закупок необходимо тщательно продумать наличие всех необходимых компетенций для цифровой трансформации.

Первый тип навыков и знаний связан со способностью управлять цифровой трансформацией. Нужны люди, которые способны разработать и реализовать стратегию. Это требует широкого спектра навыков: стратегического планирования, понимания технологий цифровых закупок, компетенций в области данных и их анализа, управленческих навыков. Многие организации будут искать эти компетенции на внешнем рынке, но также полезно создать собственную внутреннюю команду.

Второй тип навыков касается выполнения текущей работы в новой среде закупок. Эти навыки необходимы для того, чтобы получить максимум от оцифрованных систем и процессов, эффективно использовать инструменты на основе ИИ и других технологий.

Ключевое значение, как всегда, будут иметь навыки межличностного общения. Они помогут наладить взаимодействие с заинтересованными сторонами и стратегически важными поставщиками. Больше внимания стоит уделять творческому и инновационному, даже предпринимательскому подходу специалистов к своим функциям.
4. Думайте не только об искусственном интеллекте и блокчейне

Искусственный интеллект и блокчейн сегодня находятся в центре внимания. ИИ уже оказывает большое внимание на изменения в сфере закупок. Сложнее предсказать, какие области сильнее всего затронет блокчейн. Вероятнее всего, наибольший потенциал эта технология имеет в предоставлении информации о происхождении товаров, особенно дорогостоящих, поддержке «смарт-контрактов», упрощении международной торговли и документооборота.

Но закупки не должны пренебрегать и другими технологиями. Иногда тренды оказывают меньшее влияние непосредственно на процесс закупок, но их нужно учитывать при разработке стратегий выбора поставщиков и категорий товаров.

Например, 3D-печать и цифровое производство могут привести к массовой кастомизации. В связи с проблемами Brexit, различными геополитическими ограничениями и санкциями более привлекательными могут стать местные поставщики. Новые возможности для них открываются благодаря тому, что готовые дизайны можно использовать из любой точки мира, управляя локальным физическим производством. Цифровая трансформация приводит, таким образом, к созданию новых бизнес-моделей.
5. Рассмотрите цифровую трансформацию как генератор ценности

Некоторые из наиболее экстремальных примеров цифровой трансформации разрушают целые отрасли, новые бизнес-модели угрожают выживанию существующих игроков.

Давайте взглянем на новые бизнес-модели, в которых работают Uber или Deliveroo. Являются ли рестораны, работающие с Deliveroo, «поставщиками»? Да, но не в традиционном смысле, это скорее «коммерческие партнёры». Являются ли водители Uber «штатными» сотрудниками или бизнес-партнёрами? Являются ли музыкальные исполнители и звукозаписывающие компании «поставщиками» для Spotify? Эти определения становятся размытыми, это совершенно новые отрасли и бизнес-модели, которые возникают благодаря цифровой трансформации.

У специалистов по закупкам есть выбор: посмотреть на эти процессы и решить, что они не для них – ведь не так в последние 50 лет они видели «закупки», или подключиться к этим изменениям. Если приглядеться к новым бизнес-моделям, то можно понять, что они в основном включают в себя идентификацию деловых партнёров, структурирование коммерческих и договорных отношений, управление эффективностью, сотрудничество и управление отношениями – все эти вопросы уже рассматриваются в рамках закупок.

Компания должна давать хорошие возможности для приобретения специалистами новых навыков; организация должна исследовать, разрабатывать и внедрять новые бизнес-модели и подходы к работе, основанные на цифровой трансформации.

Ценность создаётся в процессе взаимодействия с внешними организациями. Закупки должны поддерживать именно этот фактор, а не продолжать использовать старый подход, который ставил на первое место в списке приоритетов сокращение затрат.